La nómina es un documento interno en el cual se registra en forma detallada, la liquidación del salario de cada empleado de una empresa, de acuerdo con la legislación laboral vigente y los acuerdos pactados en las convenciones colectivas de trabajo. El siguiente blog busca aclarar las dudas que jóvenes estudiantes de contabilidad o personas interesadas en la nomina, calmen sus dudas.
Las empresas deben hacer
efectivo el pago de los salarios de sus empleados bien sea semanal, quincenal o
mensualmente, como retribución a la actividad laboral realizada por ellos.
La nómina es un documento
interno en el cual se registra en forma detallada, la liquidación del salario
de cada empleado de una empresa, de acuerdo con la legislación laboral vigente
y los acuerdos pactados en las convenciones colectivas de trabajo.
Se conoce por nómina los pagos
mensuales o quincenales que las empresas o empleadores deben realizar a los
trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que
comprenden el salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos,
dominicales, descuentos, etc.
En la nómina se incluyen
también las prestaciones sociales, los aportes a seguridad social y los aportes
parafiscales cuando ya lugar a ellos.
La nómina es un documento de
naturaleza contable, con validez legal, donde se especifica la relación de pago
establecida entre un trabajador, prestador de un servicio, y una empresa,
contratante. En la nómina, deben estar presentes los datos fiscales de la
empresa contratante, tales como nombre, domicilio o número fiscal; y los de
trabajador, entendidos como nombre completo, domicilio, número fiscal, número
de afiliación a la Seguridad Social, categoría del puesto de trabajo, fecha de
alta, antigüedad en la empresa, etc.
Como tal, una nómina es una
factura de pago, por lo tanto, en ella se debe reflejar el salario base del
empleado, sobre el cual se harán las deducciones o retenciones de rigor. A esta
cantidad se le sumarán los complementos salariales, que podrán ser por antigüedad,
rango, formación, riegos laborales, horas extras, bonificaciones por objetivos,
entre otros. La sumatoria total de estos ítems dará como resultado el sueldo
bruto del trabajador.
La nómina se divide en 3 partes, conocer la estructura de una nómina es una consulta muy repetitiva por partes de estudiantes que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de esbozar de una forma muy general las partes que componen una nómina.
La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.
El devengado
Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.
Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.
Deducciones
Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente.
Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado.
El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.
Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos laborales, los aportes para fiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).
Apropiaciones
Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.
Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.
La importancia de la nómina
radica en que permite determinar el importe neto de los sueldos y salarios que
debe cancelar a su personal el día del pago y constituye el documento fuente
para registrar los gastos asociados con los salarios en cada periodo
predeterminado; permite también calcular los aportes conforme a las
regulaciones legales de seguridad social, además de calcular las obligaciones
de la empresa con el estado y las instituciones de seguridad social, por
efectos de las retenciones que la misma empresa hace a sus trabajadores y sus
propios aportes.
Podemos decir que un contrato es el
acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las
condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado
trabajo por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una
retribución o sueldo.
Contrato
de trabajo a término indefinido
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya
duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor
contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato
a término indefinido.
2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras
subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo,
el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación
no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de
no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo
dispuesto en el artículo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso
dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)
Contrato
de obra o labor
Corresponde al contrato que se firma por el tiempo que dura la
laboral contratada. Es una forma de contrato a término fijo, puesto que se
finaliza al finalizar la obra que dio origen al contrato.
Por ejemplo, si la empresa necesita construir una nueva bodega,
firma un contrato con los trabajadores que necesite para la construcción, y el
contrato terminará una vez finalice la construcción de la bodega.
